Ultimative Firmenumzug Checkliste & Kostenrechner

Organisation

Umzugstermin bzw. –Zeitraum festlegen.

Projektleiter/-Team bestimmen und mit allen nötigen Kompetenzen versehen.

Eventuell externe Beratung, Planung beiziehen.

Besichtigung und Auflistung aller Räumlichkeiten am alten und neuen Standort durchführen.

Die verantwortlichen Personen für EDV und Telefonanlage informieren betreffend Planung und Vorbereitung.

Inventar aller zu transportierenden Objekten (was befindet sich in welchem Raum) erstellen. (Hilfreich für den internen Überblick aber z.B. auch für das Anfordern einer Offerte bei Umzugsfirmen.)

Planung

1 Monat vor dem Umzug

Adressänderung mitteilen:

Post

Bank(en)

Gemeindewerke

Elektrizitätswerk

Gaswerk

Wasserwerk

Zeitschriften-, Zeitungsabonnemente

Serviceabonnemente

Telefon-/Internetanbieter (Zügeltermin angeben!)

Interne Kommunikation Adressänderung:

Personalabteilung damit beauftragen, sämtliche in ihren Bereich fallenden Kontaktadressen über die neue Anschrift zu informieren (AHV, Versicherungen, Ämter, etc.).

Den Einkauf damit beauftragen, sämtliche in seinen Bereich fallenden Kontaktadressen über die neue Anschrift zu informieren (Lieferanten, Verzeichnisse, etc.).

Die Buchhaltung damit beauftragen, sämtliche in ihren Bereich fallenden Kontaktadressen über die neue Anschrift zu informieren (Steueramt, MWST, Behörden, Überweisungsaufträge, etc.).

Die Geschäftsleitung beauftragen, sämtliche in ihren Bereich fallenden Kontaktadressen über die neue Anschrift zu informieren (Partner, Mitarbeiter, etc.).

Das Marketing beauftragen, sämtliche in seinen Bereich fallenden Kontaktadressen über die neue Anschrift zu informieren und Publikationen anzupassen (Kunden, Firmenunterlagen, Briefpapier, Visitenkarten, Beschriftungen, Webseite, Telefoneinträge, Stempel, Firmenschilder, Inserate etc.).

Reihenfolgen und Verpackungsorganisation

Zwei Wochen vor dem Umzug

Zufahrten und interne Transportwege sicherstellen (Zufahrt und Benützung der Rampe, Treppenhaus, Lift etc.).

Parkplatz für das Transportfahrzeug reservieren (beim Hauswart, bei der Hausverwaltung oder –falls es öffentlichen Grund betrifft – bei der Polizei). Am alten und am neuen Ort.

Schlüssel kontrollieren, anhand Mietvertrags oder separatem Schlüsselverzeichnis.

Schlüssel der Waren- und Personenlifte für den Umzugstag organisieren. (Fehlende Schlüssel für Aufzüge lösen unvorhersehbare Aufwände und Kosten aus.)

Personalplanung und Einsatzorganisation

Tipps zur Beschriftung

Jedem Gebäude / Stockwerk / Raum eine Farbe zuteilen. (Unsere – Helvetia – Beschriftungs-Etiketten gibt es in 8 Farben: Blau, Grün, Gelb, Orange, Rot, Violett, Grau und Schwarz.

Etagenplan vom neuen Ort erstellen.

Büro- und Raumplan vom neuen Ort erstellen.

Möbelstellplan je Büro-/Raum erstellen – Jedem Möbel einen eindeutigen Platz zuteilen.

Sämtliches Mobiliar, Kartons und sonstiges Umzugsgut mit einer sauber beschrifteten Etikette der zugeteilten Farbe kennzeichnen. (Etage und Büro Nr. vom neuen Ort!)

Am neuen Ort die verschiedenen Räume am Türrahmen mit der zugeteilten Etikettenfarbe markieren und den entsprechenden Möbelstellplan aufhängen.

Eine Woche vor dem Umzug

Einzelheiten betreffend Abgabetermin mit dem Vermieter besprechen.

Bei Änderungen Transport- und Reinigungsfirma informieren.

Zerbrechliches Umzugsgut besonders kennzeichnen.

Gefährliches Umzugsgut (z.B. Gifte, Waffen, Munition) separat aufbewahren und transportieren.

Möbel demontieren, wo dies nicht der Transportunternehmer macht.

Kleine Metallteile, Schrauben usw. in Plastikbeutel packen und eindeutig anschreiben.

Abdeckung für allfällig heikle Böden am alten oder neuen Ort organisieren oder die Umzugsfirma darauf hinweisen, am Umzugstag entsprechendes Material mitzunehmen.

Letzte 2 Tage / Verpackungstipps

Am Umzugstag

In den ersten Tagen am neuen Ort

Zählerstände sicherheitshalber selbst notieren (Strom, Gas, eventuell Heizung und Warmwasser).

Allfällige Schäden am Umzugsgut innert 3 Tagen schriftlich und eingeschrieben dem Transport- Unternehmer melden.

Am neuen Ort alles genau ansehen, auf seine Funktionstüchtigkeit prüfen und gegebenenfalls der Verwaltung eingeschrieben eine Mängelliste zustellen.

Die Ultimative
Geschäfts- und Büroumzüge
Checkliste und Ratgeber